合同档案管理制度

合同档案管理制度

　　合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。

合同档案管理制度【1】

　　1、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。

　　2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

　　3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

　　4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

　　5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门

　　主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。

　　合同原件无特殊情况不得外借。

　　6、合同文档的保存条件：防火，防潮。

　　7、合同文档必须专人负责管理。

合同档案管理制度【2】

　　基本原则

　　1、合同档案管理实行网络管理体系，由公司合同管理组集中统一管理，以确保档案完整、完全和有效利用。

　　2、合同管理组负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各业务分公司、各部门的合同管理工作。

　　3、各业务分公司、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名专门人员负责合同文档管理。

合同档案管理制度【3】

　　合同档案管理应着眼于全局

　　有别于普通文书档案，合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，不可能指望它会像普通文书档案那样按时、定期送上门来，稍不留心，就会出现遗漏。

　　因此，在合同档案的收集、整理过程中，合同档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，从而确定合同档案的归档范围，并随情况的变化不断进行修订和补充，从而使合同档案及时、完整地归档有了制度保证。

　　在实际的工作过程中，合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，为今后可能出现的该合同的各种相关或补充材料留下余地。

　　在提供档案合同利用时，可以及时主动地提供相关材料上门服务。

　　总而言之，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证合同档案收集的完整、及时，进而发挥应有功效，维护当事人的合法权益。

　　收集应及时

　　这要求档案工作人员了解合同的办理情况，正式合同文本签字仪式都应到场，合同文本一经签字、盖章、公证后就及时收集归档。

　　对于其他相关的合同材料已经履行过程中当事人之间所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等，也应采取随时收集的方法归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。

　　收集范围应注意全面与准确

　　通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，我们可以知道，人们对合同档案的全面性与准确性的要求较之于其他种类的档案要高很多。

　　这就要求档案管理人员熟悉相关的法律法规，了解合同的办理状况，保证不遗漏与合同有关的`档案材料，能够准确、有力地反映当事人的合法权益。

　　提供利用应注意规范

　　鉴于合同档案的重要意义，档案部门在提供利用时，除特殊情况时一般不应提供合同文本原件，而是提供复印件，既方便了利用又减少了磨损，同时对合同档案的查阅也应制度化，对于事关单位机密的合同档案应采取保密措施，以免泄露单位机密。

　　档案管理与业务部门的协作互动

　　要做好档案合同的管理工作，离不开业务部门的合作与支持。

　　同时，档案部门也可以发挥主观能动性，配合业务部门定期检查合同的办理情况，对办理完毕的新合同或补充协议等及时归档，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报督促。

　　还应大力宣传合同档案的重要意义与相关的法律知识，加强业务部门的档案意识，为合同档案的管理奠定良好的基础。